sIG sistema Integrado de Gestión (Proyectos)

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT o WBS)

2010-03-06T17:38:00.004-04:30

De todos los métodos disponibles para definir las actividades que conforman un Proyecto, el que los expertos han empleado de manera extensa y ha logrado resistir la prueba del tiempo es la EDT, Estructura de Desglose del Trabajo, Desglose Jerárquico de Tareas, Estructura de Descomposición del Trabajo, también conocido por su nombre en inglés Work Breakdown Structure o WBS es una estructura, por medio de la cual, las actividades se clasifican y agrupan en forma jerárquica y descendente, dándole cuerpo y forma a un Proyecto.

La EDT es una herramienta muy común y de una importancia única en la gestión de todo Proyecto, es simplemente una presentación organizada (forma de árbol jerárquico) de todas las actividades requeridas durante la ejecución del Proyecto

Evidentemente solo la experiencia y la participación de los expertos en cada área de competencia, permitirá obtener una EDT o WBS más acertada.

A continuación cuatro pasos que permitirán obtener una EDT:

1. Divida el Proyecto en Objetivos

2. Fragmente (divida) cada objetivo en objetivos de nivel inferior

3. Si un objetivo de nivel inferior puede ser sub-dividido hágalo

4. Defina las actividades que permitirán lograr los niveles inmediatos superiores.

El conocimiento NO es propiedad privada de NADIE, ES y categóricamente, NOS PERTENECE a TODOS.

Salvatore Tarantino
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Planificación Estratégica e Inicio del Proyecto

2010-02-13T19:51:00.008-04:30

La fase inicial de un Proyecto incluye, como punto principal, el análisis de la alineación de la idea (propuesta) a la Planificación Estratégica (tanto es así que un proyecto no puede concebirse al margen de ésta) de tal manera que su adecuación debe necesariamente responder a la tercera pregunta clave en el desarrollo de la Planificación Estratégica ¿Cómo llegamos?...

Así, teniendo presente la información asociada a la Planificación Estratégica, y con el objeto de dar respuesta a dicha pregunta, se plantea una idea y con ella se inicia la definición del Proyecto.

Dada la importancia y sus posibles implicaciones en el cabal cumplimiento de la Misión, la Visión y los Objetivos Corporativos de la empresa, esta primera fase del ciclo de vida de un Proyecto, se subdivide en dos etapas y tendrá como producto final la Ficha del Proyecto (la partida de nacimiento):

Definición: se cristaliza con la elaboración de la primera parte de la Ficha del Proyecto, basándose en los objetivos y alcances a lograr, los productos/servicios junto con sus requerimientos y calidad a ofrecer, los beneficios a lograr y los riegos por los que atravesará el Proyecto.

Diseño: habiéndose respondido a la pregunta ¿QUÉ?, ahora nos abocaremos a precisar los aspectos técnicos faltantes, asociados al ¿CÓMO? (actividades), trataremos de encontrar el equilibrio entre los aspectos técnicos (¿QUÉ?, ¿CÓMO?), el tiempo de ejecución (¿CUÁNDO?) y el costo (¿CUÁNTO?), siendo este último el resultado entre el costo asociado al recurso, los riesgos y los beneficios a lograr.

Para cumplir con esta etapa y lograr el producto final de la fase, se cubrirán como mínimo, los siguientes aspectos:

• Identificar las Actividades. Se analizará (con el mayor nivel de detalle) el trabajo a realizar, tratando de clasificar las actividades por su importancia y tratando de no obviar ninguna (no olvidar las posibles actividades asociadas a los riesgos), de tal manera que todo el Proyecto esté reflejado en ese listado de actividades.
• Definir la secuencia de Actividades, señalando las posibles holguras y actividades en paralelo así como sus interdependencias y posibles impactos a la hora de un retraso (riesgo).
• Estimar la duración de cada Actividad (horas hombre).
• Estimar los recursos asociados a cada actividad (materiales y humanos).
• Estimar los costos de cada Actividad (tecnología y horas hombre).

Habiéndose cubierto todos estos aspectos, nos falta un solo detalle, previo a la búsqueda de la aprobación del producto final ”la Ficha del Proyecto”, este detalle es la revisión total del documento, garantizando la interrelación entre los aspectos técnicos, la planificación, los recursos, el tiempo y el costo.

Recuerde que este importantísimo documento (Ficha del Proyecto) es una de las cartas de presentación de la Gerencia, en él se le mostrará a la empresa, el dominio del tema, la calidad y el nivel profesional del equipo de trabajo, que se encargará del reto planteado, así como también la sincronización entre la Planificación Estratégica y el aporte de la Gerencia a la que está adscrito.

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Salvatore Tarantino
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Ciclo de Vida de un Proyecto

2010-01-28T08:08:00.004-04:30

Todo Proyecto, sin importar que tan grande o pequeño, que tan sencillo o complejo este sea, todos sin excepción, pasan a través de cuatro fases genéricas, digo genéricas ya que dependiendo de su tamaño, complejidad e importancia estratégica, estas fases pueden subdividirse en subfases (subconjuntos lógicos de actividades), hasta el punto (en el caso de Mega-Proyectos) que cada fase pudiera manejarse a su vez, como un Proyecto.

Bien, dichas fases son:

Inicio
Preparación
Ejecución
Cierre

La ejecución, normalmente secuencial de estas fases, conforma y le da textura y color al Ciclo de Vida de un Proyecto.

Una descripción más detallada la pueden encontrar (19 páginas) en el PMBOK -Project Management Body of Knowledge – capitulo 2.

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Características fundamentales

2010-01-15T22:16:00.008-04:30

De acuerdo con el PMI (Project Management Institute) en el PMBOK -Project Management Body of Knowledge - con 42 procesos y 9 disciplinas, todo Proyecto posee como mínimo, tres características fundamentales:

1. Todo Proyecto es Temporal, tiene un inicio y un fin, estudiados, analizados y claramente acordados y definidos por las partes involucradas. La temporalidad se refiere al esfuerzo puntual realizado por el equipo multidisciplinario que se une, por un lapso de tiempo, para lograr un fin común, lograr el objetivo deseado, el fin del Proyecto.

2. Todo Proyecto es Único, nació para un único propósito (irrepetible y único). Esta interesante unicidad genera, irremediablemente, incertidumbre y con ella, un reto y una complejidad única entorno al Proyecto planteado. Lo que resalta y justifica, la necesidad de que sea muy bien planificado, dirigido y controlado, de lo contrario, mi querido amigo, estaríamos hablando de cualquier cosa pero nunca de un Proyecto.

3. Todo Proyecto goza de una Ejecución Progresiva, todos los procesos inmersos en el ciclo de vida, que circunscriben y personifican todo Proyecto, iniciarán partiendo de una idea general y se detallarán y desarrollarán, conforme transcurre el tiempo.

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¿Qué entendemos por PROYECTO?

2009-12-18T19:32:00.018-04:30

Tal como lo señala el diccionario de la Real Academia Española, el termino Proyecto proviene del latín “proiectus” y definitivamente ha recibido y sigue recibiendo un sin fin de significados, quizás el origen de dicha diversidad radica en el hecho que la palabra Proyecto, circunscribe y personifica, la transformación de una voluntad o deseo, en un plan concreto, pero cuidado, en esta afirmación hay un montón de cosas que están sobreentendidas, como por ejemplo, Planificación Estratégica, Planificación de Detalle, los Objetivos, el Alcance, las Metas, los Productos, la Estructura Organizativa, etc., etc..

A pesar de tantos significados, todos tienen un factor común, sí todos coinciden en la enorme importancia que tienen los Proyectos, especialmente, en la vida de cualquier empresa, desde la más Pequeña hasta las enormes Corporaciones.

Ahora bien, a pesar de tener una importancia única, sí, a pesar del enorme cúmulo de años de experiencia (las majestuosas Pirámides, la sorprendente obra de ingeniería hidráulica en Mesopotamia sin olvidar, la imponente ingeniería del gran Imperio Romano) fue tan solo a partir de la Segunda Guerra Mundial cuando se inició a darle el justo valor, hasta el punto, de convertirse en una disciplina de Investigación.

Ojo, no solo son importantes en el mundo empresarial, o es que acaso ¿no son importantes en el mundo científico? (¿como se llegó al planeta Marte?), o es que acaso ¿no son importantes en tu vida? (¿saldrás de vacaciones?, ¿dónde y como iras?, una vez que llegues ¿qué harás?, ¿cómo y cuando regresarás?).

Definitivamente, date vuelta y observa a tú alrededor y veras que todos y cada uno de nosotros estamos inmersos en las fases de varios Proyectos, bien personales y/o colectivos y/o de la empresa donde laboramos. Indiscutiblemente y sin lugar a dudas, los Proyectos forman parte de nuestra vida diaria.

En vista de su gran importancia e impacto, en el quehacer diario de toda empresa, es realmente imperativo, manejarlo con criterios profesionales, de hecho, actualmente son muchas las empresas que aplican sistemáticamente una metodología que integra un conjunto de conocimientos, especialidades y experticias mediante la planificación, ejecución, tiempos y desempeño final del trabajo, sin olvidar el control de Proyecto (Gerencia de Proyectos). JCMGDCYKR8KM

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En la próxima entrada hablaremos de las características fundamentales que debe tener todo Proyecto.
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